Il Sistema Bibliotecario d’Ateneo riconosce le donazioni e i lasciti come modalità di incremento del proprio patrimonio bibliografico, e lo considera meritevole di valorizzazione specialmente nei casi di particolare interesse storico e culturale.

1. Criteri di accettazione

L’accettazione del materiale bibliografico offerto al Sistema Bibliotecario d’Ateneo per tramite di lasciti e donazioni è subordinata:
- alla conformità della donazione ai criteri che informano lo sviluppo omogeneo e coerente delle collezioni;
- al riconoscimento dell’importanza bibliografica, culturale o antiquaria del fondo;
- alle condizioni di conservazione del fondo e alla possibilità di un suo mantenimento nel medio e lungo periodo;
- alla sostenibilità degli oneri derivanti dal trattamento inventariale e catalografico del fondo;
- alle disponibilità di spazio.
Inoltre, potrà essere effettuata una specifica valutazione in ordine all’accettazione di:
- duplicati di documenti già posseduti dalla Biblioteca;
- volumi di pregio o di particolare interesse bibliografico, ma in inidonee condizioni di conservazione;
- fascicoli o annate isolate di riviste;
- materiale grigio, materiali d’archivio, materiali in formati speciali, ed ogni altra particolare tipologia documentaria.
Nel caso di fondi che soddisfino solo parzialmente le condizioni di cui al punto a), il Sistema Bibliotecario d’Ateneo potrà proporre al donatore un’accettazione selettiva dei materiali ritenuti interessanti, fatto salvo il diritto del donatore a ritirare la sua offerta. Se l’offerta verrà mantenuta, il Sistema Bibliotecario d’Ateneo si riserva la possibilità di gestire il materiale non selezionato senza alcun vincolo nei confronti del donatore (destinazione ad altre biblioteche, scarto, etc.).
Il materiale accettato in dono entrerà a far parte a tutti gli effetti del patrimonio mobile dell’Università, e potrà essere sottoposto dalla Biblioteca a tutte le operazioni di gestione di tale patrimonio (restauro, dislocazione, scarto), senza alcun vincolo per il Sistema Bibliotecario d’Ateneo nei confronti del donatore.
I fondi di riconosciuto valore storico-culturale saranno gestiti in base alle norme di conservazione, tutela e valorizzazione stabilite dagli Enti a ciò preposti (Ministero dei Beni Culturali e Ambientali, Soprintendenza Regionale per i Beni Librari e Documentari, etc.). Per gli stessi fondi, potranno essere stipulati speciali accordi con i donatori.

2. Modalità di presentazione dell’offerta

Il donatore indirizza la propria offerta al Sistema Bibliotecario d’Ateneo sotto forma di lettera di intenti, corredata da una descrizione tipologica del fondo e da una stima complessiva della sua consistenza e del suo valore.
Ai fini di un’idonea valutazione del fondo, il donatore garantisce al personale bibliotecario e tecnico-amministrativo della Biblioteca destinataria della donazione di poter accedere al fondo stesso, per integrare opportunamente i dati forniti dal donatore e per redigere una relazione sulla composizione e sulla qualità del fondo, oltre che sui vantaggi e gli oneri conseguenti alla sua accettazione.
Nel caso di piccoli fondi o di singoli volumi, il donatore può depositare il materiale perché venga esaminato presso il Sistema Bibliotecario d’Ateneo, che si impegna a comunicare al più presto l’esito della valutazione.

3. Iter di accettazione

Per l’accettazione di fondi di notevoli dimensioni, la decisione è affidata al Consiglio d’Amministrazione dell’Università sulla base di una relazione preparata dal bibliotecario e tecnico-amministrativo che ha effettuato la valutazione preliminare. Il CdA, qualora necessario, potrà avvalersi della consulenza di esperti per quanto attiene alla validità e alla coerenza scientifica del fondo, al suo valore antiquario, alle condizioni di conservazione ed a ogni altro problema relativo al fondo stesso. Sulle unità bibliografiche accolte in dono, all’atto dell’acquisizione patrimoniale il Sistema Bibliotecario d’Ateneo provvede a segnalare il nome del donatore sul Registro cronologico d’Ingresso.
Per quanto riguarda l’accettazione di doni limitati a singoli volumi e, in generale per donazioni di piccola entità o non particolarmente rilevanti dal punto di vista storico, culturale o antiquario, la decisione è affidata al Direttore del Sistema Bibliotecario d’Ateneo. In caso di accettazione, il Sistema Bibliotecario d’Ateneo emette lettera di riconoscimento della donazione, ed ha cura di associare ciascun volume al nome del donatore sul Registro cronologico d’Ingresso.
Nel caso l’offerta venga respinta, il Sistema Bibliotecario d’Ateneo ne dà motivata informazione al donatore.

4. Trattamento inventariale e catalografico

Il trattamento inventariale e catalografico delle donazioni spetta al personale addetto del Sistema Bibliotecario d’Ateneo, previa adeguata programmazione, in quanto la catalogazione di fondi e donazioni non rientra nell’attività ordinaria del Sistema Bibliotecario di Ateneo, che cura la catalogazione del corrente. Solo in caso di ridotto fabbisogno per questa attività, sarà possibile richiedere l’inserimento della catalogazione di una parte delle donazioni ricevute nei progetti del Sistema Bibliotecario d’Ateneo.